Работа с общими календарями в Exchange

Предоставить свой календарь в общий доступ

1. Перейдите в раздел «Календарь» в нижней части программы:
   
2. Щелкните правой кнопкой мыши на календаре и выберите Свойства:
   
3. Перейдите на вкладку Разрешения и нажмите Добавить:
   
4. В открывшемся окне выберите сотрудника(ов), которым вы хотите предоставить доступ к календарю:
   
5. Настройте уровень доступа для каждой учетной записи:
   

Повторяющиеся мероприятия

• Максимальное количество повторений. В Google Workspace действует ограничение на 365 повторений для событий. Если вы импортируете ежедневное повторяющееся событие, запланированное в Exchange на 1 января 2018 года, оно перестанет повторяться 1 января 2019 года.
• Планирование повторяющихся событий. Если пользователь Календаря Google запланировал повторяющееся событие, которое начинается в один день, но повторяется в другие дни, пользователи Outlook не увидят первое событие. Например, если пользователь Google Calendar запланировал еженедельную встречу на понедельник, а затем повторяющееся событие на вторник, пользователи Outlook пропустят первую встречу. Это происходит потому, что Outlook не может запланировать повторяющееся событие, которое начинается в один день и повторяется в другие дни.
• Повторяющиеся события в последний день месяца. Если пользователь Google Calendar создает повторяющееся событие, запланированное на 31 число каждого месяца, пользователи Outlook будут видеть эти события в последний день каждого месяца (включая те, которым менее 31 дня). Однако пользователи Календаря Google будут видеть события только в тех месяцах, в которых 31 день, как, вероятно, и планировал организатор.
• Изменение повторяющихся событий не устраняет исключения. Если вы измените повторяющееся событие в Outlook, существующие исключения могут остаться, даже если в диалоговом окне указано обратное. Поэтому, если вы запланируете ежедневное собрание на 14:00, измените время собрания на этой неделе на 13:00 (создав исключение), а затем установите всю серию событий на 15:00, собрание на этой неделе все равно будет запланировано на 13:00. В Exchange время этого собрания будет изменено на 15:00.
• Вы не можете удалить участников из исключения. Если вы попытаетесь удалить участника из исключения повторяющегося события, в некоторых случаях удаление не произойдет.
• Отклонить повторяющееся мероприятие из Outlook 2003. Если участник, использующий Outlook 2003, отклоняет приглашение на повторяющееся мероприятие, организованное пользователем Outlook 2007, то пользователь Outlook 2003 будет удален из списка участников хоста, а не будет указан как участник, отклонивший приглашение.
• Перенос расписания повторяющегося мероприятия на весь день. Если вы запланируете повторяющееся событие, которое длится весь день (например, ежедневное событие «Нет времени на работе» во время недельного отпуска), а затем переместите одно из повторяющихся событий на другой день в серии (например, переместите событие понедельника на вторник), Outlook позволит только одному событию остаться на вторник. Для пользователя Календаря Google будут показаны два события вторника на весь день.

Управление своим временем

В Outlook есть множество опций, позволяющих эффективно управлять своим временем. Кроме того, вы можете поделиться своим расписанием с членами своей команды и посмотреть их расписание. Вы можете организовывать всевозможные проекты и отслеживать их ход.

Есть ли что-то еще о Outlook, что вы хотели бы узнать? Не стесняйтесь делиться своими предложениями в комментариях ниже.

Назначить права доступа к календарю в ящике Exchange/Microsoft 365 через PowerShell

Администратор организации/арендатор может предоставить доступ к календарю или общему почтовому ящику любого пользователя с помощью PowerShell или Microsoft Graph API (для Microsoft 365/Azure). Кроме того, только с помощью PowerShell вы можете быстро предоставить права доступа к календарям всех пользователей в вашей организации.

Вы можете использовать все правила, описанные в статье об управлении разрешениями папок Exchange/Office 365, для управления доступом к календарю.

Подключитесь к локальному серверу Exchange или к арендатору Microsoft 365 (Exchange Online):

• С помощью консоли PowerShell можно удаленно подключаться к местному серверу Exchange Server с любого компьютера без установки модуля EMS (Exchange Management Tools):

  $ExchAdmCred = Get-Credential
  $Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri http://msk-exch1.winitpro.ru/PowerShell/ -Authentication Kerberos -Credential $ExchAdmCred
  Import-PSSession $Session

• Чтобы подключиться к облачному арендатору Exchange Online (Microsoft 365) с включенной многофакторной аутентификацией (MFA), используйте плагин Exchange Online PowerShell, он поддерживает подключение с помощью Modern Authentication:
  Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName admin1@winitpro.onmicrosoft.com

Текущие разрешения для календаря пользователя можно получить с помощью команды:

Get-MailboxFolderPermission -Identity kbuldogov:Calendar

Название папки календаря может отличаться в зависимости от региональных настроек почтового ящика. Т.е. для русской версии почтового ящика замените аргумент команды на kbuldogov:NCalendar .

В столбце User содержатся пользователи, а в столбце AccessRights — права доступа. Exchange имеет набор предопределенных ролей, которые используются для доступа к каталогу и календарю (в порядке возрастания прав):

• Нет
• ДоступностьОбъявление
• Провайдер
• Рецензент
• NonEditingAuthor
• Автор
• ИздательАвтор
• Редактор
• PublisherEditor
• Владелец

Чтобы предоставить другому пользователю доступ к почтовому ящику, используйте команду Add-MailboxFolderPermission. Например, чтобы предоставить NestorV разрешение на редактирование календаря Boss1, выполните команду:

Add-MailboxFolderPermission -Identity boss1:200 -User NestorV -AccessRights Editor

Если вам нужен доступ только для просмотра календаря:

Add-MailboxFolderPermission -Identity boss1:200 -User NestorV -AccessRights Reviewer

Чтобы удалить разрешения для календаря:

Remove-MailboxFolderPermission -Identity boss1:™ -User NestorV

Вы можете экспортировать в CSV-файл текущие разрешения календаря всех почтовых ящиков в арендаторе Azure (организация Exchange):

$Mailboxes = Get-Mailboxes -ResultSize Unlimited | Select-Object UserPrincipalName
foreach ($mailbox в $Mailboxes) {
Get-MailboxFolderPermission -Identity «$($mailbox.UserPrincipalName):³»
Select-Object @{Name=»UrerPrincipalName»;E={$mailbox.UserPrincipalName}},FolderName,User,AccessRights |.
Export-Csv C:nExchange_Calendar.csv -NoTypeInformation -Append
}

Полученный CSV-файл с почтовыми ящиками UPN и правами календаря можно дополнительно проанализировать в Excel.

Следующий сценарий PowerShell позволит определенному пользователю просматривать все календари в организации:

Foreach ($Mailbox в (Get-Mailbox -ResultSize Unlimited)) { Add-MailboxFolderPermission -identity «$($Mailbox.Name):} -AccessRights Owner -User NestorV }

Подключить общий календарь в Outlook

1. Нажмите на Календарь в нижней части программы:
   
2. Щелкните правой кнопкой мыши на Мои календари — Добавить календарь — Из адресной книги:
   
3. В списке сотрудников найдите человека, которому вы предоставили доступ к календарю, — выберите его:
   
4. Новый календарь появится в списке:
   

Как ваш календарь похож на других?

То, как другие люди увидят ваш календарь, зависит от информации, которой вы решили поделиться с ними. Если вы решите не делиться подробностями своей деятельности, они смогут узнать, свободны ли вы или заняты.

Если вы решите поделиться своим календарем с другими людьми, они смогут видеть все детали ваших встреч. Если вы хотите ограничить доступ к определенным деталям, вы можете установить определенные встречи как частные.

При совместном использовании календаря можно выбрать различные права доступа. Например, если вы выберете «Полная информация», люди увидят тему, время, место, а также все заметки и подробности, которые вы внесли в календарь.

С другой стороны, в режиме «Ограниченные подробности» будут указаны только тема, время и местоположение.

Кроме вас, вы можете назначить редакторов и делегатов, которые могут редактировать ваши календари. Делегаты могут действовать от вашего имени, предоставляя различные данные, отправляя и отвечая на запросы.

Обновление мероприятий

• Незначительные изменения событий помечаются как исключения. Если вы обновите событие в Google Workspace, не изменив его время или местоположение (например, добавив комментарий), событие появится в Outlook как исключение (с соответствующим значком), хотя на самом деле оно таковым не является.
• Ответы на события не сохраняются в календаре. При ответе на приглашение на встречу в Outlook вы можете изменить свой ответ до его отправки. Ваш ответ будет отправлен по почте, но не будет сохранен как заметка в событии календаря.
• Имена ресурсов не обновляются для ранее запланированных событий. Если администратор домена изменил название переговорной комнаты или другого ресурса, оно не будет отображаться у пользователей Outlook для ранее запланированных встреч. Новое имя будет отображаться только при посещении или планировании будущих встреч.

Как открыть чужие календари?

Просмотр чужих календарей в Outlook довольно прост и может быть выполнен в несколько кликов. Вот что вам нужно сделать:

1. На странице календаря в Outlook перейдите в меню Открыть календарь>Открыть общий календарь.
   
2. Появится всплывающее окно с именами людей, календарь которых вам доступен. Выберите опцию Имя…, а затем выберите имя из списка.

В зависимости от ваших прав доступа вы можете видеть разную информацию. Он отображается в правой части экрана, и вы можете отобразить до 30 календарей рядом друг с другом.

Создать общий календарь Exchange

Эта функция впервые появилась в Exchange 2007.

Через графическую консоль

1. В консоли управления Exchange Management Console перейдите в раздел Recipient Configuration — щелкните правой кнопкой мыши на Mailbox — Create Mailbox:
   
2. В появившемся окне выберите Разместить почтовый ящик — Далее.
3. Новый пользователь — Далее.
4. Заполните следующие поля и нажмите Далее:
   
5. Далее — Создать и завершить снова.
6. Найдите созданный вами почтовый ящик в списке Общие — щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите Управление разрешением полного доступа:
   
7. В открывшемся окне добавьте свою учетную запись и нажмите Управление.
8. Откройте созданный общий календарь в Outlook и предоставьте права доступа.

С помощью Powershell

Создайте общий почтовый ящик:

New-Mailbox -Name ‘Enterprise Shared Calendar’ -Alias ‘public_calendar’ -OrganizationalUnit ‘dmosk.local/Service/Public Mailboxes’ -UserPrincipalName ‘public_calendar@dmosk.local’ -SamAccountName ‘public_calendar’ -Room

*OrganizationalUnit — местоположение учетной записи в Active Directory.

Чтобы назначить разрешения, мы можем воспользоваться рекомендациями, приведенными выше, или ввести следующие команды powershell:

Add-MailboxPermission ‘Enterprise Public Calendar’ -User: ‘dmosk’ -AccessRights:FullAccess

* Предоставьте администратору dmosk полный доступ к управлению учетной записью.

Add-MailboxFolderPermission -Identity ‘Company shared calendar:Calendar’ -User user -AccessRights Owner

* Сделайте пользователя user владельцем календаря.
** Если у вас английская версия Exchange, используйте Calendar вместо Calendar

Чтобы изменить разрешения календаря для пользователя, у которого уже есть разрешения, используйте Set- вместо Add-:

Set-MailboxFolderPermission -Identity ‘Enterprise Shared Calendar:Calendar’ -User user -AccessRights Reviewer

* В данном случае мы изменили права доступа с владельца на читателя.

Как запросить доступ к чужому календарю

Запрос автоматически появится при активации общего календаря, если на него нет прав.

Как делегировать доступ к календарю?

Если вы планируете взять отпуск или просто хотите, чтобы кто-то другой по каким-то причинам управлял вашим календарем, вы можете сделать это, назначив делегата. Как уже упоминалось, делегаты могут отправлять и получать запросы на проведение встреч от имени руководителя и редактировать различные элементы документа.

Вот как позволить кому-то, например, подчиненному, управлять вашим календарем:

1. В режиме просмотра календаря перейдите в меню Файл > Параметры учетной записи, затем выберите Делегировать доступ.
2. Нажмите Добавить и выберите имя из списка или введите его. Щелкните имя и перейдите в раздел Добавить.
3. В меню Разрешения делегата дайте делегату разрешение Редактировать. Вы также можете закрыть диалоговое окно и выбрать один из следующих вариантов:
   — Только мои делегаты, но копии запросов и ответов на встречи отправляйте мне.
   — Только мои делегаты.

Таким образом, другой пользователь будет иметь полный доступ к вашему календарю, а вы сможете видеть все, что происходит с вашим расписанием.

Как выглядит ваш календарь для других?

То, как другие видят ваш календарь, зависит от информации, которой вы решили поделиться с ними. Если вы решите не делиться подробностями своей деятельности, все, что они смогут увидеть, это то, свободны ли вы или заняты.

Если вы решите поделиться своим календарем с другими людьми, они смогут видеть все детали ваших встреч. Если вы хотите ограничить доступ к определенным деталям, вы можете установить определенным встречам статус «Приватный».

При предоставлении общего доступа к календарю можно выбрать различные разрешения доступа. Например, если выбрать Полные сведения, люди увидят тему, время, местоположение и все заметки и подробности, которые вы поместили в календарь.

С другой стороны, в разделе «Ограниченные данные» будут отображаться только тема, время и местоположение.

Помимо вас, вы можете назначить редакторов и делегатов, которые могут редактировать ваши календари. Делегаты могут действовать от вашего имени, предоставляя различные данные, а также отправляя и отвечая на запросы.