Пошаговая инструкция по работе с Outlook

Подпись

Правильно сформированная подпись помогает создать правильное впечатление об отправителе. Это также сокращает время, необходимое для отправки электронного письма. Нет необходимости вводить свою подпись в конце каждого сообщения, где она может быть автоматизирована.

В Outlook очень легко подписать письмо в браузере с помощью нескольких щелчков мыши:

• Откройте Параметры, нажав на значок шестеренки в правом верхнем углу строки поиска.

• На вкладке «Почта» выберите «Создавать и отвечать на сообщения».

• После написания приветствия установите флажки для автоматического добавления подписей ко всем письмам.
• Затем укажите параметры подписи: размер, шрифт, цвет, формат.

• Здесь также можно указать, в течение скольких секунд (до 10) кнопка отмены письма будет отображаться в нижней части экрана.
• Сохраните изменения.

Далее следует настольная версия программы:

• Перейдите в раздел «Настройки» на вкладке «Файл».

• Перейдите на вкладку «Электронная почта» и откройте соответствующую опцию.

• В новом окне происходит создание подписи. Вы должны придумать название, изменить размер и цвет шрифта, добавить гиперссылку и изображение (например, в виде визитной карточки), если хотите.

• В разделе «Личный бланк» можно задать тему для нового сообщения (эта опция недоступна в веб-версии).

При необходимости добавляется цифровая подпись, которая обеспечивает еще один уровень защиты и гарантирует получателю, что письмо написано конкретным отправителем, а не самозванцем. Для этого:

• В настройках почтового клиента перейдите на вкладку «Центр управления безопасностью» и вызовите настройки центра.

• Перейдите в раздел «Безопасность…», где вы найдете все необходимые настройки.

• На вкладке «Цифровые учетные данные» выберите «Загрузить…». На вкладке «Безопасность электронной почты» в группе (сертификаты) нажмите «Параметры безопасности». — Хорошо.
• В новом окне введите имя цифровой идентификации, пароль для цифровой идентификации и для Microsoft Outlook.
• Чтобы добавить подпись в окне создания сообщения, откройте свойства, нажав на значок в правом углу тегов.

• Перейдите к настройкам безопасности и выберите нужный пункт.

Для того чтобы создать официальную электронную подпись, необходимо получить «Уполномоченный квалифицированный сертификат электронной подписи» через удостоверяющий центр (платно).

Настройки почты в Outlook

Теперь мы рассмотрим инструкции по подключению дополнительного почтового ящика через настройки программы.

Чтобы войти в меню настроек почты, необходимо открыть меню «Файл», которое находится в левом верхнем углу окна программы.

Открыв меню «Файл», необходимо перейти в раздел «Информация». Нажмите на раздел «Настройки учетной записи» и в появившемся меню снова выберите тот же раздел.

Сразу после выбора пункта «Настройки аккаунта» откроется окно, в котором необходимо перейти на вкладку «Электронная почта» для создания дополнительного почтового ящика, а затем выбрать кнопку «Создать».

Если вы хотите изменить настройки ранее зарегистрированного почтового ящика, выберите нужный ящик из списка и нажмите «Изменить».

После нажатия на кнопку «Создать» откроется окно регистрации, дальнейшие действия будут точно такими же, как описано выше.

Кнопка «По умолчанию» помогает определить основной почтовый ящик. Выбрав нужный почтовый ящик с помощью этой кнопки, вы установите его в качестве почтового ящика по умолчанию для написания и отправки писем.

Если вы хотите удалить почтовый ящик, зарегистрированный в программе, выберите нужный и нажмите кнопку «Удалить». После этого действия почтовый ящик удаляется из клиента Outlook, но не из серверов почтовой службы, поэтому вы сможете подключить его снова позже.

При удалении почтового ящика из списка писем в Outlook файл почтового ящика, в котором хранятся все письма, остается, поэтому, чтобы полностью удалить всю информацию с компьютера, перейдите на вкладку Файлы данных и удалите оттуда выбранный файл.

Дополнительные возможности Outlook

Подписка Microsoft 365 дает вам доступ к премиум-функциям Outlook, таким как интерфейс без рекламы, повышенная безопасность, полные классические версии приложений Office и 1 ТБ облачного хранилища.

Узнайте больше о премиум-версии

Бесплатный доступ к приложениям Office

Совместная работа со всеми удобствами Word, PowerPoint и Excel. Совершайте звонки Skype в режиме реального времени непосредственно из учетной записи Outlook.

Как настроить популярные почтовые сервисы в Outlook

В Microsoft Outlook можно настроить учетные записи электронной почты на основе популярных служб. Ниже мы расскажем, как настроить учетные записи электронной почты в Yandex, Mail.ru и Google.

Яндекс

1. Настройте свой аккаунт на стороне Яндекса.
2. Добавьте почтовый ящик в Outlook.

Mail.ru

Настройка почты от Mail.ru в Outlook требует следующих деталей:

• адрес электронной почты — полный адрес электронной почты, например, name@mail.ru;

• сервер входящих сообщений:

  • для протокола IMAP — imap.mail.ru,

  • для протокола POP3 — pop.mail.ru,

• сервер исходящей почты — smtp.mail.ru;

• порт:

  • IMAP — 993,

  • POP3 — 995,

  • SMTP — 465.

Для Outlook версии 2007-2016 необходимо указать, что SMTP-сервер требует авторизации, иначе может возникнуть ошибка 530. Авторизацию можно добавить в Дополнительные настройки — Сервер исходящей почты.

Автоматические ответы

Если вы перейдете в Параметры — Почта — Автоматические ответы, вы можете настроить отправку уведомлений по расписанию, например, когда вы не можете работать с почтовым клиентом.

Основные инструменты и возможности Outlook

В этой главе мы подробно рассмотрим основные функции почтового клиента Outlook, то, для чего он был создан.

Создание и отправка писем

Чтобы отправить сообщение электронной почты, нажмите кнопку «Создать сообщение», которая находится в левом верхнем углу окна под вкладкой «Главная». Обратите внимание, что электронные письма будут отправляться от имени почтового ящика, который выбран по умолчанию в настройках вашей учетной записи.

В открывшемся окне создать электронное письмо довольно просто, вы заполняете поля и пишете требуемый email. Чтобы прикрепить файл, можно перетащить его в это окно или воспользоваться кнопкой «Прикрепить файл».

Удаление и восстановление писем

Письма удаляются одинаково для всех папок почтового ящика. Чтобы удалить письмо, щелкните по нему правой кнопкой мыши и выберите «Удалить» во всплывающем меню, или вы можете выбрать нужное письмо и нажать Delete.

Все такие письма не будут удалены немедленно, а сначала будут перемещены в папку «Корзина», а затем будут удалены безвозвратно. Это делается для предотвращения случайной потери важной информации.

Чтобы восстановить ранее удаленные письма, сделайте следующее: щелкните папку «Корзина» и письмо, которое вы хотите восстановить, щелкните правой кнопкой мыши и выберите в выпадающем меню «Переместить» и «Другая папка…». Откроется окно со списком папок, выберите нужную и нажмите «OK». Поиск восстановленного письма в выбранной папке.

Ошибка при удалении письма

Если при удалении произошла ошибка, необходимо выполнить определенные действия. Сначала нужно очистить папку «Удаленные элементы», щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите «Очистить удаленные элементы». После очистки этой папки появится окно с двумя вариантами удаления, вы должны выполнить каждый вариант по очереди.

Если после этого ошибка не исчезла, и вы по-прежнему не можете удалить письмо, щелкните правой кнопкой мыши на проблемном письме и выберите «Переместить», а затем «Другая папка…». В открывшемся окне со списком папок выберите любую папку из списка и нажмите «OK». После этого перезапустите программу и повторите попытку удалить это сообщение, которое уже находится в новой папке.

Обновление почты

Чтобы обновить почтовый ящик и получать или отправлять почту, откройте вкладку «Отправка и получение», нажмите кнопку «Отправка и получение почты — все папки». Затем программа подключается к серверам для получения входящей и отправки исходящей почты. Если вам нужно обновить только один почтовый ящик, выберите нужный и нажмите «Обновить папку» на той же вкладке.

Спокойно работайте и общайтесь благодаря надежным средствам безопасности

Полный контроль над данными с вашей стороны

В Outlook у вас есть возможность контролировать конфиденциальность своих данных.

• Мы даем вам простые инструменты и четкий выбор, чтобы взять контроль в свои руки. 

• Мы предоставляем абсолютно прозрачную информацию о сборе и использовании ваших данных, чтобы вы могли принимать обоснованные решения.

• Мы не используем вашу электронную почту, календарь или другие личные данные для показа вам целевой рекламы.

• Когда мы собираем данные, мы делаем это для вашего блага и удобства.

Безопасность корпоративного класса

Outlook обеспечивает круглосуточную защиту данных.

• Средства безопасности, используемые компанией Microsoft для бизнес-клиентов.

• Шифрует данные в папке входящих сообщений и после отправки сообщений.

• Автоматически деактивирует опасные ссылки, содержащие фишинговые сообщения, вирусы или вредоносное ПО.
  (Премиум-версия)

• Обнаружение и восстановление программного обеспечения, шантажирующего важные файлы в OneDrive.
  (Премиум-версия)

Как настроить Microsoft Outlook 2013

Чтобы начать конфигурацию:

1. откройте Outlook и нажмите кнопку Далее в начальном окне:

2. выберите Да и нажмите Далее:

3. выберите Manual Setup или Advanced Server Types и нажмите Next:

4. выберите протокол POP или IMAP и нажмите Далее:

5. укажите следующие параметры:

• Данные пользователя — имя и электронная почта,

• Сведения о сервере — протокол получения почты, сервер входящей почты, сервер исходящей почты,

• Логин — электронная почта и пароль. При необходимости установите флажок Запомнить пароль.

  Затем нажмите Другие параметры:

6. на вкладке Дополнительно введите порты для получения и отправки почты. Затем нажмите OK:

7. выберите Далее:

8. проверьте электронную почту и пароль. Затем нажмите OK:

 Экспресс

9. дождитесь завершения проверки.

Запрос уведомлений

Уведомление о доставке подтверждает, что вы получили письмо, но не подтверждает, что вы его прочитали. Уведомление о прочтении-получении гарантирует, что отправленное письмо было открыто.

Этот параметр настраивается в настройках почты:

• В веб-версии — раздел «Обработка сообщений», но здесь есть только возможность запросить уведомления только для чтения.

• В программе — пункт «Отслеживание» на вкладке «Почта».

• Рекомендуется настраивать запрос на отдельные сообщения, а не на все сообщения.
• Сохраните изменения.

Получатель имеет право отказаться от отправки уведомлений. Кроме того, почтовая служба пользователя может не поддерживать систему уведомлений.

Уведомление о прочтении квитанции в Outlook можно настроить и другим способом. Как это сделать:

• При создании письма в программе перейдите к свойствам, чтобы настроить параметры отправки.

• Включите уведомление об отправке/получении и закройте окно.
• Эту опцию также можно найти в Настройки — Отслеживание.

Максимальная доступность для любого пользователя

Outlook был создан с нуля, чтобы стать самым доступным почтовым ящиком для всех. Именно поэтому он оснащен такими функциями, как интуитивно понятная голосовая навигация, поддержка широкого спектра вспомогательных устройств и многое другое.

Электронная почта и календарь в одном удобном интерфейсе

Отправляйте и управляйте своими электронными письмами. Отслеживайте встречи и события с помощью встроенного календаря Outlook.

Список рассылки

Объединяет несколько адресов электронной почты под общим именем, что упрощает отправку одного сообщения разным пользователям. Как создать список рассылки в Outlook:

• В браузере прокрутите вниз до навигационной панели, где вы увидите «Создать группу». Нажмите на кнопку. Введите имя и сделайте описание (если хотите). Подтвердите, нажав на кнопку внизу. Добавить участников. Выбрав папку «Группа» из списка на панели навигации, вы можете отправить электронное письмо всем членам списка.

• В программе откройте адресную книгу в разделе «Главная», где во вкладке «Файл» нужно создать адрес, а затем — добавить группу контактов. Во вновь открывшемся окне добавьте пользователей вручную, введя имя каждого пользователя или из адресной книги. Сохраните изменения и закройте окно. При создании сообщения введите название группы в поле «Кому» или воспользуйтесь опцией адресной книги.

Можно изменять или удалять списки.

Добавление почты Яндекс

Настроить почту Яндекса в Outlook несложно, хотя это делается нестандартным способом через вашу учетную запись:

• В программе на вкладке «Файл» перейдите на вкладку «Информация» и нажмите кнопку «Добавить».

• Введите имя, электронную почту и пароль от почтового ящика в соответствующие поля. Нажмите «Далее».

• Начнется процесс настройки.

• Если после нажатия «OK» снова появится окно новой электронной почты, это означает, что произошла ошибка автоматического подключения, поэтому нажмите «Cancel» и сделайте это вручную. В окне добавления учетной записи выберите последнюю опцию — «Далее».

• Выберите первый из трех вариантов — «Далее».

• Заполните данные: имя, электронную почту, пароль. Если тип аккаунта POP3 — сервером входящей почты будет pop.yandex.ru, если IMAP — imap.yandex.ru. Сервер исходящей почты — smtp.yandex.ru. Снимите флажок для проверки учетной записи.

• Откройте другие настройки. На вкладке Сервер… установите флажок Аутентификация. На вкладке Дополнительно выберите SSL-шифрование. Если вы выбрали тип POP3 в разделе 6 — введите значение 995, если IMAP — 993. В обоих случаях SMTP будет иметь значение 465. нажмите «Ok». — «Следующий».

• На экране появится уведомление об успехе. Нажмите «Готово».

Теперь в деталях счета у вас есть выбор счетов, вы можете переключаться между ними.

Как настроить Microsoft Outlook 2019

Чтобы начать конфигурацию:

1. откройте Outlook.

2. укажите электронную почту и разверните вкладку Дополнительно. Выберите Ручная настройка учетной записи и нажмите Подключить:

3. выберите нужный протокол для получения электронной почты:

 Office 365

4 Заполните поля:

• Входящая почта — укажите сервер входящей почты и порт, выберите тип шифрования;

• Исходящая почта — укажите сервер исходящей почты и порт, выберите тип шифрования.

  Затем нажмите кнопку Далее:

5. подтвердите свой выбор — нажмите Finish.

Как зарегистрироваться в системе Outlook.com

Шаги для авторизации учетной записи outlook.com:

1. Нажмите Создать учетную запись.
2. Подумайте об уникальном адресе электронной почты.

Если при создании адреса вы получаете ошибку, это означает, что кто-то уже использует это имя. Для завершения ввода необходимо изменить имя пользователя или добавить буквы, цифры к существующему имени.

3. выберите поддомен (доступны outlook.com и hotmail.com). И нажмите кнопку «Далее».

4. введите пароль. Подтвердите свою регистрацию, нажав кнопку «Далее». Тем самым вы принимаете условия пользовательского соглашения.

5) Напишите свои личные данные (имя и фамилию).

6. добавить информацию (страна проживания, дата рождения).

7. подтвердите свою личность, введя капчу. Буквы и цифры появляются на изображении и вводятся в специальное поле. Нажмите «Далее», чтобы завершить действие.

На этом процесс создания письма завершен. Пользователь попадает на «мою страницу outlook.com». После первого входа в почтовый ящик сервис предлагает сделать необходимые настройки: выбрать язык для работы, установить часовой пояс, украсить страницу новой темой, добавить подпись.

Вы также можете создать или войти в свой почтовый ящик Yandex

Как настроить Microsoft Outlook 2007

Чтобы начать конфигурацию:

1. откройте Outlook и нажмите Далее:

 Настройка почты: Обмен

Выберите Да и нажмите Далее:

3. установите флажок «Вручную настроить параметры сервера или дополнительные типы серверов». Затем нажмите кнопку Далее:

4. выберите Электронная почта Интернета. Затем нажмите кнопку Далее:

5. укажите следующие параметры:

• Информация о пользователе — имя и электронная почта,

• Сведения о сервере — протокол получения электронной почты, сервер входящей почты и сервер исходящей почты,

• Логин — электронная почта и пароль.

Затем нажмите Другие параметры:

6. на вкладке Дополнительно введите порты для получения и отправки почты. Затем нажмите OK:

7. нажмите кнопку Далее:

8. укажите пароль для почтового ящика и нажмите OK:

9. Дождитесь завершения конфигурации.

Как настроить Microsoft Outlook 2010

Чтобы начать конфигурацию:

1. запустите Outlook.

2. откройте вкладку Файл. Перейдите в раздел Сведения и нажмите Добавить учетную запись:

3. отметьте пункт Ручная настройка параметров сервера или дополнительных типов серверов. Затем нажмите кнопку Далее:

4. выберите Электронная почта Интернета и нажмите Далее:

5. укажите следующие параметры:

• Информация о пользователе — имя и электронная почта,

• Сведения о сервере — протокол получения электронной почты, сервер входящей и исходящей почты,

• Логин — электронная почта и пароль.

  Затем нажмите Другие параметры:

6. на вкладке Дополнительно введите порты для получения и отправки почты. Затем нажмите OK:

7. поставьте галочку Проверить учетную запись после нажатия кнопки Далее, затем нажмите кнопку Далее:

8. подождите, пока конфигурация не будет завершена.

Упорядоченная работа в динамичном темпе

Outlook теперь может делать больше, а значит, вы будете делать больше.

Показать предыдущий слайд

Ваш интеллектуальный помощник

Найдите нужные сообщения, контакты и документы с помощью функции поиска Outlook.

Быть организованным и легко общаться

Упростите планирование, отслеживая свою доступность.

Полный и всеобъемлющий контроль

Microsoft To Do поможет вам привести в порядок ваши приоритеты.

Показать следующий слайд

Как настроить Microsoft Outlook 2016

Чтобы начать настройку:

1. откройте Outlook. Затем в начальном окне нажмите Далее:

2. чтобы настроить почтовый ящик, нажмите Да, а затем нажмите Далее:

3. выберите Manual Setup или Advanced Server Types и нажмите Next:

4. выберите Протокол POP или IMAP и нажмите Далее:

5. укажите следующие параметры:

• Информация о пользователе — имя и электронная почта,

• Сведения о сервере — протокол получения почты, сервер входящей почты и сервер исходящей почты,

• Логин — электронная почта и пароль. При необходимости выберите Запомнить пароль.

  Затем нажмите Другие параметры:

6. откройте вкладку Дополнительно. Затем введите порты для получения и отправки почты. Затем нажмите OK:

7. нажмите кнопку Далее:

8. проверьте адрес электронной почты и данные пароля. Затем нажмите OK:

9. Дождитесь окончания проверки.

Интерфейс

Интерфейс почтового клиента Outlook довольно прост и интуитивно понятен, и похож на интерфейсы базовых версий почтовых клиентов. Теперь мы опишем основные элементы интерфейса и его функции.

Мы начнем с панели в левой части окна. Внизу расположены 4 значка, которые открывают Почту, Календарь, Контакты и Заметки. Основной раздел — Почта, при выборе другого раздела откроется его интерфейс.

Над этим расположены списки основных разделов с папками, разделенными для облегчения работы с Mail. Первый список — ‘Избранное’, где отображается общая почтовая папка для всех подключенных почтовых ящиков. При необходимости список можно свернуть.

Ниже списка «Избранное» находится список папок в «файле данных Outlook». Первоначально все содержащиеся в нем папки должны быть пустыми. Туда будут дублироваться сообщения из всех подключенных почтовых ящиков, но только самые последние: сообщения, которые находились в почтовом ящике до его регистрации в системе в Outlook, не будут включены в этот список. Если вы хотите переместить старые сообщения в этот список, вы можете сделать это вручную.

Ниже будут расположены папки входящих и исходящих сообщений всех других подключенных почтовых ящиков. Все отправленные и полученные сообщения будут храниться в файлах данных Outlook.

При выборе одной из папок на левой панели справа отображается все содержимое этой папки, т.е. список сообщений. Размер таких панелей можно изменять; для этого достаточно установить курсор на границу и, удерживая левую кнопку мыши, переместить его на необходимое расстояние.

Если вы выберете письмо из центральной панели, вы сможете просмотреть его содержимое в правой панели. Здесь вы увидите полную информацию, а также содержание письма.

Чтобы иметь возможность читать все входящие сообщения из всех почтовых ящиков одновременно, следует поместить все папки с входящими сообщениями в список «Избранное». Таким образом, вам не придется просматривать каждую папку входящих сообщений отдельно, все ваши письма будут находиться в одной папке. Для этого необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на нужной папке и выбрать в выпадающем меню пункт «Показать в избранном».

Если вам нужно продублировать все старые сообщения, которые находятся в разных папках разных почтовых ящиков, чтобы прочитать все эти сообщения в одном большом списке. Для этого выберите папку, из которой вы хотите дублировать сообщения, а затем выберите любое сообщение или нажмите Ctrl+A, чтобы выбрать все сообщения.  Выбрав необходимые письма, щелкните правой кнопкой мыши на любом из них и в появившемся меню нажмите «Переместить», а затем «Копировать в папку…». После этих действий откроется окно, в котором нужно выбрать папку, соответствующую типу сообщения, и нажать OK.

Скачайте мобильное приложение Outlook 1

Введите свой адрес электронной почты, и мы вышлем вам ссылку на скачивание. Отправить Ваше сообщение отправлено. Спасибо! Ваше сообщение отправлено, проверьте устройство в ближайшее время. Спасибо! Ваше сообщение было отправлено, пожалуйста, проверьте почту в ближайшее время. При отправке вашего сообщения произошла ошибка. Подождите немного и повторите попытку. Введите действительный 10-значный номер телефона. Формат: или адрес электронной почты. Этот адрес электронной почты недействителен. Введите адрес в формате vasily@example.com.

Использование адреса электронной почты.

Microsoft будет использовать ваш адрес электронной почты только для этой одноразовой операции. За SMS взимается плата по стандартным тарифам.